Znáte situaci, kdy nemůžete v počítači rychle nalézt důležitý dokument nebo soubor? Tento problém můžete řešit uspořádáním vašich dokumentů a souborů do databáze. Volně šiřitelná aplikace Benubird PDF poskytuje veškeré potřebné nástroje pro import dokumentů a souborů do databáze, nástroje pro filtrování, vyhledávání a další zajímavé nástroje.
PDF v názvu aplikace rozhodně neznamená, že program je využitelný pouze při správě a organizaci dokumentů v tomto formátu. Benubird PDF podporuje soubory prakticky libovolného typu a navíc umožňuje snadnou konverzi souborů a dokumentů do PDF formátu. Pojďme se postupně seznámit s hlavními vlastnostmi této zajímavé aplikace.
Instalace
Instalace programu probíhá standardním způsobem. Po spuštění staženého souboru je nutné souhlasit s licenčním ujednáním (druhý krok průvodce) a zvolit umístění programu (třetí krok průvodce). Poslední krok průvodce instalací obsahuje volby pro spuštění programu a zobrazení souboru s podrobným popisem jeho funkcí (Benubird PDF Quick Start Guide.pdf).
Poslední okno průvodce instalací.
Poslední okno průvodce instalací
Instalační proces vytvoří zástupce programu na pracovní ploše a skupinu Benubird PDF v nabídce Start. V této skupině je zahrnuta i položka Uninstall, která umožňuje případné odebrání programu ze systému.
Uživatelské rozhraní a hlavní funkce
Všechny funkce programu jsou dostupné prostřednictvím pásu karet (tzv. ribbon). Způsob ovládání je tedy inspirován uživatelským rozhraním MS Office 2007, což je rozhodně ku prospěchu věci. Práce s programem je dostatečně pohodlná a intuitivní.
Okno aplikace při prvním spuštění
Okno aplikace při prvním spuštění
Import dokumentů do databáze
Do databáze můžete importovat jednotlivé soubory a celé složky. K užitečným vlastnostem patří funkce pro přímý import souborů z archívů ZIP bez nutnosti jejich rozbalení.
Při importu jednotlivých souborů můžete využívat dialog pro editaci názvu, autora, tagů, komentářů a dalších prvků.
Dialog při importu jednotlivých souborů
Dialog při importu jednotlivých souborů
Při importu kompletních adresářů nebo ZIP archivů je možné volit vybrané typy souborů a jejich umístění do požadované kolekce (virtuální složky). Následně můžete editovat název a další výše uvedené prvky pro všechny importované soubory.
Dialog při importu adresářů
Dialog při importu adresářů
Benubird PDF se integruje do kontextové nabídky průzkumníka Windows. Pomocí pravého tlačítka myši na určitém souboru můžete přistupovat k volbě pro import souboru do databáze (Add to Benubird PDF). Další volba (Add to Benubird PDF as PDF) umožňuje realizovat konverzi souboru do formátu PDF před jeho umístěním do databáze. Před konverzí je možné editovat vlastnosti výsledného PDF dokumentu (název, autor, tagy).
Konverze souboru do PDF formátu
Konverze souboru do formátu PDF
Kolekce a chytré kolekce
Výše zmíněné kolekce v podstatě představují virtuální složky, které můžete využívat při organizaci dokumentů. Kliknutím na tlačítko Collection okamžitě vytvoříte kolekci s názvem Untitled collection, kterou můžete přejmenovat dle vlastních požadavků. Vytvořené kolekce se zobrazují na panelu Collections v levé části okna. Samozřejmostí je možnost tvorby virtuálních podadresářů tlačítkem Sub-Collection.
Panel Collections
Panel Collections
K výrazným kladným vlastnostem produktu patří funkce pro tvorbu Smart Collection. Tato funkce umožňuje tvorbu "chytrých složek", do kterých jsou automaticky umístěny soubory dle zadaných kritérií. Po instalaci jsou v panelu Smart Collections k dispozici složky pro zobrazení dokumentů s neúplnými údaji (Incoplete Properties), posledních modifikovaných dokumentů (Last modified) a posledních dokumentů přidaných do databáze (Last added).
Pomocí tlačítka Smart Collection v pásu karet je možné vytvářet vlastní chytré složky s uživatelsky definovanými kritérii. Příslušná kritéria je možné definovat v přehledném a snadno ovladatelném dialogu.
Dialog pro tvorbu vlastní chytré složky
Dialog pro tvorbu vlastní chytré složky
Další funkce a nástroje
Pomocí tlačítek ve skupině Export můžete vybrané dokumenty exportovat do ZIP archivu, přesunout do jiného adresáře nebo odeslat jako přílohu výchozím poštovním klientem.
Skupina Manage poskytuje přístup k funkci pro definování adresářů na disku počítače, ze kterých budou dokumenty do databáze načítány automaticky (tlačítko Watched Folders) a editoru tagů (tlačítko Library Tags). Zde je možné snadno existující tagy spravovat a nové tagy přidávat.
Editor tagů
Editor tagů
Samozřejmostí jsou pokročilé funkce pro vyhledávání dokumentů v databázi. Vyhledávat můžete podle názvu, autora, subjektu nebo tagů. Dokumenty můžete filtrovat pomocí filtrů v panelu Filtres. Jsou zde k dispozici volby pro zobrazení všech souborů (All), dokumentů (Documents), tabulek (Spreadsheet), prezentací (Presentation), obrázků (Images), videa (Video) a dalších (Other).
Panel Filters
Panel Filters
V uživatelském rozhraní je možné pomocí příslušných voleb zobrazit Navigator, což je užitečná pomůcka pro pohodlné filtrován dokumentů dle kategorie, subjektu, autora a typu. Volba Tags umožňuje zobrazení tagů v pravé části okna a volba Preview zobrazuje náhled vybraného dokumentu v levém spodním rohu okna.
Okno aplikace se zobrazeným navigátorem, tagy a náhledem.
Okno aplikace se zobrazeným navigátorem, tagy a náhledem
Kontextová nabídka umožňuje v prostředí programu realizovat celou řadu akcí. Kliknutím pravým tlačítkem myši na konkrétním dokumentu získáte volby pro jeho tisk, odeslání e-mailem, konverzi do PDF formátu, organizaci do kolekcí, přidávání nebo odebírání tagů atd.
Závěr
Benubird PDF představuje praktický a užitečný nástroj pro správu a organizaci dokumentů. Při importu dokumentů MS Office, Open Office a PDF dokumentů jsou zachovány a do příslušných polí databáze uloženy jejich vlastnosti.
Kladně hodnotím možnost konverze souborů do PDF formátu i přehledné a snadno ovladatelné uživatelské rozhraní. Možnosti využívání tagů, pokročilé nástroje pro vyhledávání a filtrování dokumentů jsou dobře využitelné při jejich organizaci a správě. Aplikace je vhodná především pro organizaci pracovních a osobních dokumentů v menších a středně velkých databázích.
