PodacíDeník 2.1.27.5

ÚŘEDNÍ DOKUMENTY A SPISOVÁ SLUŽBA POD KONTROLOU
Zájemce o vedení spisové služby v elektronické podobě by měl vědět, že než začne vést elektronicky spisovou službu v takovémto neakreditovaném programu podacího deníku v elektronické podobě, je třeba mít zajištěno:
1) možnost předávání validních SIP balíčků do NDA (Národní digitální archiv) programem, který zvažuje používat,
2) export všech dat včetně příloh dle NSESSS pro přechod (výměnu mezi ERMS) do jiné elektronické spisové služby,
3) rádce, na kterého se může kdykoliv obrátit o pomoc.

OTÁZKY DO PRANICE
Jak tedy po X letech předá správce spisové služby organizace digitální dokumenty pomocí SIP balíčků do Národního digitálního archivu, když je tato aplikace neumí?
A co se stane, když správci třeba na obci přijde na kontrolu výkonu spisové služby okresní archiv a bude po něm vyžadovat nápravu?

O mně:
Jsem konzultantem elektronické spisové služby od roku 2016.
Byl jsem součástí týmu, který v roce 2016-18 aplikaci elektronické spisové služby TESS implementoval na Univerzitě Karlově a všech jejích součástech.
Nyní vedu technickou podporu u systému elektronické spisové služby TESS Online - elektronické spisové služby pro malé města, obce, školy a ostatní příspěvkové organizace, která umožňuje vést dokumenty v listinné a zároveň v elektronické podobě.
Píšu blog o spisové službě.
Radím a snažím se pomoci, kde to jen jde, aby organizace a jejich vedoucí a administrátoři, měli své dokumenty v pořádku, pod kontrolou a případně i díky TESS Online měli na svém úřadu a v kancelářích jednoduše klid a pohodu.
Po několika letech vidím, že výkon spisové služby může být pohoda. Díky komplexní službě výkonu spisové služby v programu TESS Online a její technické podpoře jsou spokojené mnohé úřady, ředitelny a především, zaměstnanci, kteří v ní pracují.

V případě, že máte nějaké dotazy, anebo jednoduše potřebujete pomoci se spisovou službou ve vaší organizaci, neváhejte se na mě obrátit.

Nebo získejte více informací o výkonu spisové služby a o aplikaci TESS Online na webové stránce www.tesso.cz, nebo na blogu www.tesso.cz/blog.

DAVID DOBROVOLNÝ, konzultant eSSL a technická podpora TESS Online
"Mějte své dokumenty pod kontrolou díky TESS Online a užívejte si, že máte spisovou službu v pořádku."

david.dobrovol­ny@tmapy.cz
TEL: 604 315 834

Tato aplikace PodacíDeník ale nesplňuje národní standard pro systémy elektronických spisových služeb (NSESSS), tudíž neumožní vytvářet řádné skartační řízení a poté předávat digitální dokumenty pomocí SIP balíčků do Národního digitálního archivu. To by měl zájemce rozhodně vědět, než začne vést elektronicky spisovou službu v takovémto neakreditovaném programu.

My používáme na škole jinou spisovku. Jmenuje se spisová služba TESS Online. Umožňuje vést dokumenty v listinné a zároveň v elektronické podobě. Jedná se o hostovanou spisovou službu v elektronické podobě a patří k uznávaným elektronickým systémům spisových služeb. Serverové řešení této aplikace používá například Univerzita Karlova.