Poslat email už dnes zvládne každé malé dítě. Tento úkon je tak snadný a běžný, že jej společnost přijala jako standardní způsob komunikace, který používají všichni. Emailová komunikace je však dnes na velmi mizerné úrovni a mnozí si myslí, že je úplně jedno, jak email napíší. Přitom tomu tak není. Aby byl email vůbec k přečtení a na úrovni, měl by jeho odesílatel dodržovat několik základních pravidel, která jsou slušností. Podívejme se na ta nejdůležitější.
1. Dodržujte všechny náležitosti
Každý email má mít nejen příjemce, ale i vyplněný předmět a text zprávy. Oblíbeným nešvarem uživatelů je posílat emaily bez předmětu nebo třeba jen s internetovou adresou bez dalšího textu. Napište několik takových emailů a brzy jistě začnou končit ve spamu. Pokud to však nechcete, vždy vyplňte předmět zprávy a přiložte aspoň nějaký text, i když není vždy třeba. Ale nikdy neposílejte jen emaily s přílohou, bez textu, nebo jen s internetovou adresou.
Špatně napsaný email může být často označen jako spam
Špatně napsaný email může být často označen jako spam
2. Dbejte na slušnost a pravopis
Stejně jako i ručně psaná korespondence, měly by i emaily držet jistou úroveň slušnosti a povinných náležitostí. Vždy je tedy vhodné začít oslovením a na konec emailu připojit podpis. Text by měl dodržovat zásady slušného chování a věcné argumentace. Taktéž doporučuji používat vykřičníky jen velmi opatrně. Pokud si píšete s někým neznámým, vyhněte se ironii nebo vtipům. Příjemce je nemusí pochopit a mohl by se urazit. Rovněž je dobré nezapomínat na pravopis. Při pohledu do internetových diskuzí člověk rychle zjistí, na jak špatné úrovni dnes u uživatelů je. Pokud nechcete, aby vás příjemce bral za ignoranta a negramotu, doporučuji si po sobě vždy email přečíst a pravopis i překlepy opravit. Hodně pomohou slovníky pro automatickou kontrolu pravopisu, ale nezapomeňte, že ty nezvládnou vše a poradí si jen s tím základním.
3. Neposílejte hoax
Je hezké, že máte rádi prezentace s roztomilými zvířátky nebo chcete varovat celý svět, že bude icq placené. Ale přesně takové zprávy lze zařadit do kategorie hoaxu. Pokud je vám tento termín neznámý, rozhodně doporučuji přečíst si náš článek právě o něm. I když často tyto zprávy vyhrožují tím, že pokud je nepošlete, budete mít 20 let smůlu, nevěřte jim a raději je ihned smažte. Jsou odpadem, který na svět nepatří. Pokud jej někomu bez výslovného svolení pošlete, zřejmě vás v lásce mít nebude a pomyslí si ještě nehezké věci o vaší inteligenci.
Pohled připomínající stav mnohých emailovcýh schránek
Pohled připomínající stav mnohých emailových schránek
4. Piště krátce a výstižně
Píšete email proto, že chcete, aby jej někdo četl. Čas je ovšem drahý, takže pište krátce a věcně. Nikdo nechce číst dlouhé zprávy, to není efektivní. V takovém případě je lepší raději zvednout telefon nebo zavolat na Skype.
5. Nepište v podnapilém stavu
Z vlastních zkušeností i cizích jistě víme, že není dobré psát po pár skleničkách, ani v jiném neobvyklém stavu. To se týká rovněž situace, kdy vás třeba naštve email, který vám přišel, a vy toužíte ihned odepsat a pořádně si vylít zlost. V takových případech je dobré se uklidnit a raději nechat psaní emailu na další den. Jinak byste totiž mohli poslat zprávu, které byste mohli později velmi litovat.
Emaily pište hlavně v klidu, jinak budete později litovat
Emaily pište hlavně v klidu, jinak budete později litovat
6. Nejste anonymní!
Pokud někomu posíláte email, jednejte tak, jako by stál příjemce u vás. Počítač a internet dávají pocit anonymity a při něm mnozí ztrácejí zábrany. Někteří tak mohou nasbírat při psaní emailu více odvahy, než by tomu tak bylo při bezprostřední komunikaci. Na internetu nejste v žádném případě anonymní, a i když si třeba založíte novou adresu, vždy je možné vás vystopovat. Nedoporučuji tak psát výhružné ani jiné emaily, dotyčný adresát by vás mohl nemile překvapit u vašich dveří.
7. Nezapomínejte na přílohu
Zřejmě nejklasičtější chybou, jakou uživatelé dělají, je zapomenutí přílohy. Celý email o ní píšete a nakonec bez váhání kliknete na tlačítko odeslat. Příloha však není připojena. To je situace, která se snad stala každému a neustále se opakuje. Dejte si na přílohy větší pozor. Raději si vypěstujte zvyk vždy před odesláním pomyslet na přílohu. Pokud si uděláte takovou asociaci s odesíláním každé zprávy, na přílohu už nikdy nezapomenete. Gmail například umí připomenout přílohu, pokud ji v textu zmíníte, ale ani on není stoprocentní.
Závěr
Správně napsaný email je radost číst a naplno při něm můžete využít možností, které vám elektronická komunikace přináší. Naopak špatně napsaný email nedělá svému autorovi příliš dobré jméno a nemusí být vůbec kladně vyřízen. Vždy dbejte na zmíněné zásady a doporučení. Nic jimi nepokazíte a můžete se tak vyvarovat nepříjemným překvapením či konfliktům s příjemci.
